Każdy przedsiębiorca w swojej działalności gospodarczej prędzej czy później spotyka się z problemem niezapłaconych faktur przez swoich kontrahentów.
W artykule dowiesz się, jakie kroki należy podjąć, aby odzyskać swoje pieniądze, jakie konsekwencje wynikają z braku płatności faktury, czy warto zawrzeć ugodę z kontrahentem oraz jak wygląda egzekwowanie pieniędzy w sądzie.
Niezapłacona faktura - czy warto zawrzeć ugodę z klientem?
Nieterminowe regulowanie płatności stanowi podwójne obciążenie dla przedsiębiorców, na których ciąży obowiązek podatkowy. Nawet przedsiębiorca, który nie otrzymał zapłaty za wykonaną usługę lub wydany towar ma obowiązek uregulować podatek dochodowy oraz podatek VAT. Brak otrzymania płatności nie zwalnia bowiem przedsiębiorców z obowiązku rozliczenia się z urzędem skarbowym. Takie rozwiązanie jest uzasadnione ryzykiem, jakie występuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Co zrobić, jeżeli jesteśmy pewni, że poprawnie wystawiliśmy dokument potwierdzający wykonanie usługi lub wydanie towaru, a nasz kontrahent nadal opóźnia się z płatnością? W takiej sytuacji powinniśmy podjąć próbę kontaktu w celu zawarcia ugody, dotyczącej spłaty zadłużenia. W ten sposób możemy, na przykład uzyskać zobowiązanie uregulowania płatności w ratach w uzgodnionym odstępie czasowym, co pozwoli nam na pokrycie własnych kosztów. Dla celów dowodowych powinniśmy wszelkie ustalenia dotyczące ugody zawrzeć na piśmie. Takie zabezpieczenie będzie działać motywująco na kontrahenta oraz pomoże udowodnić nasze racje i wspólny zamiar stron, w przypadku gdyby kontrahent postanowił jednak uchylać się od uregulowania zadłużenia.
- Niezapłacona faktura - co zrobić?
- Sprawdź poprawność danych na fakturze
- Sprawdź czy faktura została wysłana do właściwego podmiotu
- Wyślij wiadomość przypominającą o płatności
- Rozpocznij rozmowy ugodowe z kontrahentem, a ich wynik utrwal w formie pisemnej
Niezapłacona faktura - wezwanie do zapłaty
Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest ostatnim etapem poprzedzającym zaangażowanie stron w spór sądowy. Istnieje oczywiście możliwość sprzedaży niezapłaconej faktury, jednak wiąże się to z pomniejszeniem jej wartości na rzecz firmy, której przekażemy fakturę. Nierzetelny klient, który znacznie opóźnia się w płatności może, po spełnieniu określonych warunków, zostać zgłoszony jako dłużnik w Biurze Informacji Gospodarczej (BIK). Takie zgłoszenie może skutecznie utrudnić dłużnikowi prowadzenie działalności lub pozyskanie kredytu.
Przedsądowe (ostateczne) wezwanie do zapłaty jest dokumentem oficjalnie rozpoczynającym procedurę odzyskiwania długu przez wierzyciela. Skuteczne doręczenie wezwania do zapłaty stanowi wystarczający dowód na podjęcie przez strony próby mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu.
Już na tym etapie warto zadbać, aby komunikacja z dłużnikiem została skonsultowana z radcą prawnym. Analiza danego stanu faktycznego i prawnego oraz podjęcie odpowiednich kroków w konsultacji ze specjalistą może uchronić przed działaniami nierzetelnego dłużnika, który po otrzymaniu wezwania lub pozwu będzie dążył do wyzbycia się swojego majątku. Ponadto, otrzymanie oficjalnego pisma z kancelarii prawnej działa mobilizująco na dłużnika, który dostrzega powagę sytuacji, w jakiej się znajduje i nierzadko już na tym etapie reguluje należność bądź zawiera ugodę.
- Niezapłacona faktura - o czym pamiętać w wezwaniu do zapłaty?
- Podaj dane swoje i kontrahenta
- Określ podstawę żądania i kwotę do zapłaty
- Wskaż w wezwaniu ostateczny termin zapłaty
- Uwzględnij informację o naliczaniu odsetek
- Dołącz do wezwania niezapłaconą fakturę
- Wezwanie do zapłaty wyślij listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru
Niezapłacona faktura - pozew o zapłatę
Zerknij na ten artykuł – Jak prowadzić sklep internetowy zgodnie z prawem?
Załóżmy, że powyższe kroki nie przyniosły oczekiwanego rezultatu i nie udało nam się ugodowo rozwiązać sporu z kontrahentem lub kontrahent nie reaguje na wezwania do zapłaty. Mamy wtedy możliwość złożenia pozwu do sądu o zapłatę z tytułu niezapłaconej faktury bądź z tytułu niewykonanej lub nienalezycie wykonanej umowy.
Pozew jest formalnym pismem procesowym wszczynającym postępowanie sądowe, zmierzające do odzyskania przez wierzyciela należności od dłużnika. Wniesienie pozwu wiąże się z koniecznością uiszczenia stosownych opłat, z dopełnieniem szeregu formalności oraz uczestnictwem w rozprawach sądowych. Jeżeli na etapie składania wezwania do zapłaty jeszcze nie zdecydowałeś się na skorzystanie z pomocy radcy prawnego, jest to ostatni moment na podjęcie takiej decyzji. Profesjonalny pełnomocnik sporządzi pozew o zapłatę w taki sposób, aby jego złożenie nie skutkowało wytknięciem przez sąd braków formalnych (a nawet odrzucenia pozwu), mogących opóźnić procedurę odzyskiwania pieniędzy. Radca prawny będzie działał w twoim imieniu, reprezentując twoje interesy w całym postępowaniu przez sądem oraz będzie tłumaczył poszczególne etapy postępowania.
Po wniesieniu pozwu o zapłatę, sąd na posiedzeniu niejawnym (bez udziału stron), na podstawie treści pozwu i załączonych dokumentów, wydaje nakaz zapłaty. Nakazem zapłaty sąd zobowiązuje dłużnika do uregulowania określonej pozwem kwoty względem wierzyciela (powoda) w terminie 14 dni. Jest to termin, w którym dłużnik (pozwany) ma możliwość wniesienia sprzeciwu od nakazu zapłaty. W tej sytuacji wyznaczana jest rozprawa, w trakcie której obie strony dążą do udowodnienia swoich racji. Dłużnik może np. kwestionować co do wysokości żądaną przez wierzyciela kwotę albo zarzucać, że wskazana w pozwie kwota w ogóle nie należy się wierzycielowi, gdyż usługa nie została wykonana lub została wykonana nienależycie. W zależności od tego, jaki tryb postępowania został zastosowany, otrzymany nakaz zapłaty po uprawomocnieniu, możemy egzekwować u komornika.
Niezapłacona faktura może być także podstawą do dochodzenia swoich wierzytelności przed e-sądem. E-sąd jest to sąd z centralą w Lublinie, który rozpatruje sprawy w pełni elektronicznie, bez udziału stron. Pozew przed e-sądem polega na wypełnieniu dedykowanego formularza. To rozwiązanie posiada jednak szereg wad i nie stanowi obecnie atrakcyjnej alternatywy dla tradycyjnych postępowań sądowych.
Czy wiesz że! Jeżeli kontrahent zalega z zapłatą faktury powinien do kwoty na fakturze doliczyć równowartość 40, 70 lub 100 euro rekompensaty należnej z tytułu dochodzenia należności przez wierzyciela. Rekompensata dotyczy każdej faktury, z mocy prawa i stosuje się ją do kontrahentów na całym obszarze UE.
- Pozew o zapłatę - o czym musisz pamiętać?
- Pozew powinien spełniać warunki formalne określone w przepisach
- Do pozwu należy dołączyć dowody na poparcie naszych twierdzeń
- Od pozwu wymagana jest odpowiednia opłata sądowa (od wartości przedmiotu sporu)
- Wymagana jest również opłata od pełnomocnictwa (dla radcy prawnego)
- Może zaistnieć konieczność pokrycia kosztów zaliczki na opinię biegłego
- Pamiętaj, że ostateczne koszty pokrywa strona przegrywająca proces
Sąd Ultima Ratio - szybszy sposób na odzyskanie pieniędzy
Najszybszą możliwość odzyskania należności i jednocześnie alternatywą dla tradycyjnego postępowania oraz dla e-sądu w Lublinie stanowi Ultima RATIO Elektroniczny Sąd Polubowny prowadzony przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczpospolitej Polskiej w Warszawie. Ultima RATIO jest elektronicznym sądem arbitrażowym, w którym niezależnymi arbitrami są notariusze. Sprawy rozpatrywane są bez udziału stron (co obecnie stanowi znaczne ułatwienie) i dotyczą przede wszystkim sporów opartych na fakturach i dokumentach. Ostateczny wyrok otrzymujemy już w ciągu kilku tygodni.
W sprawach przed sądem Ultima RATIO strony reprezentują nasi prawnicy.
Aby sprawa została rozpatrzona przez sąd Ultima RATIO konieczna jest klauzula arbitrażowa, którą możemy umieścić w umowie zawieranej z klientem (również z klientem zagranicznym), w ogólnych warunkach sprzedaży, regulaminie sklepu internetowego czy w pisemnym zamówieniu.
Twój kontrahent nie płaci i nie wiesz jak napisać wezwanie do zapłaty? Chcesz odzyskać pieniądze za wykonaną usługę? Dostałeś nakaz zapłaty i nie wiesz co powinieneś zrobić? A może chcesz skorzystać z sądu Ultima RATIO? Doradzamy w sprawach nieuregulowanych faktur oraz niewykonanych lub nienależycie wykonanych umów. Zapraszamy do kontaktu!
- LEGALBAY
- Kancelaria Prawna Anna Musiał
- +48 507 517 365
- biuro@legalbay.pl